No âmbito do 41º Colóquio da Qualidade, organizado pela Associação Portuguesa para a Qualidade (APQ), a equipa de LeanOffice@DPS foi selecionada para apresentar, na sessão de equipas de melhoria, o tema “Criação de um sistema de melhoria contínua no contexto de implementação de lean office”. A sessão teve lugar no ISCTE, em Lisboa, nos dias 10 a 11 de novembro, e teve como oradoras os membros da equipa Carla Rocha e Amélia Aguiar.
O lean office trata-se de uma técnica que visa a organização dos espaços de trabalho e pretende ajudar os colaboradores na otimização de tarefas diárias: “Nos procedimentos administrativos é mais difícil mensurar os erros, o tempo, os documentos, pelo que achámos por bem adotar este nome para distinguir o lean não industrial do lean de escritório, que é exatamente aquele que fazemos”, esclarece uma das porta-vozes da equipa, Carla Rocha.
A equipa de melhoria contínua do Departamento de Produção e Sistemas (DPS) recebeu uma Menção Honrosa na sessão de reconhecimentos. O Prémio Equipas de Melhorias foi lançado em 2007 e é atribuído anualmente pela APQ. A distinção tem por objetivo distinguir ações desenvolvidas por Equipas de Melhoria e contribuir para a divulgação, junto da comunidade de profissionais da qualidade, de boas práticas de melhoria contínua das organizações.
“O ser humano não gosta de cometer erros constantes na sua vida profissional. Contudo, tentámos provar que o erro é sempre uma oportunidade de melhoria. Este prémio veio fortalecer o nosso trabalho enquanto administrativos”, defende Amélia Aguiar, outra das representantes da equipa.
Baseada na metodologia Toyota Kata, a equipa adaptou estes conceitos para promover práticas de melhoria e liderança e, consequentemente, desenvolver padrões de desempenho e rotinas comportamentais de melhoria contínua. “Com esta metodologia, já conseguimos ultrapassar muitos constrangimentos. Agora, procuramos os erros, mas antigamente quase os escondíamos, pois passavam-nos ao lado”, revela Carla Rocha.
A equipa LeanOffice@DPS concluiu até ao momento 13 projetos em diferentes áreas de melhoria, como por exemplo, a implementação de 5S (triagem, limpeza, organização, normalização e disciplina), a normalização eletrónica, o mapeamento de processos e a implementação de uma solução de postos de trabalho volantes.
A criação do blogue LeanOffice@DPS
http://leanoffice.dps.uminho.pt/ é mais um dos projetos desta equipa. Ainda está em fase de construção, mas pretende ser uma ferramenta capaz de fomentar a troca de conhecimentos e experiências. A equipa LeanOffice@DPS foi constituída em 2014 pelos 7 funcionários do DPS da EEUM Acácio Costa, Alexandra Fernandes, Amélia Aguiar, Carla Rocha, Conceição Marques, Luís Coutinho e Rita Rodrigues, com orientação dos docentes Anabela Alves, Dinis Carvalho e Nélson Costa.
